Il manuale d’istruzioni nel nuovo regolamento macchine: cosa cambia?

Il manuale d’istruzioni nel nuovo regolamento macchine: le novità generali

Il nuovo Regolamento macchine definisce le istruzioni per l’uso come l’insieme delle informazioni necessarie all’utilizzatore che descrivono l’utilizzo previsto della macchina, le precauzioni da adottare, l’installazione e la manutenzione della stessa nonché tutti gli aspetti relativi alla sicurezza.

“Le istruzioni e altra documentazione pertinente possono essere forniti in formato digitale stampabile. Tuttavia, il fabbricante dovrebbe provvedere affinché i distributori possano fornire gratuitamente, su richiesta dell’utilizzatore al momento dell’acquisto, le istruzioni per l’uso in formato cartaceo. Il fabbricante dovrebbe inoltre prendere in considerazione la possibilità di fornire i dati di contatto a cui l’utilizzatore possa richiedere che le istruzioni gli siano inviate per posta.”

Il considerando 40) introduce per la prima volta la possibilità di fornire istruzioni e la documentazione correlata alla macchina in “formato digitale”.

Se il manuale viene fornito su supporto digitale deve sempre poter essere stampato ed essere fornito in copia cartacea su richiesta del Cliente, senza alcuna maggiorazione di prezzo.

La richiesta di istruzioni stampate può essere presentata sia nella fase commerciale di compravendita della macchina che in qualsiasi altro momento; per questo motivo il Cliente deve avere un indirizzo email al quale poter inoltrare la richiesta.

Il manuale d’istruzioni in formato digitale nel nuovo regolamento macchine

Il punto 7 dell’Articolo 10 relativo agli obblighi degli operatori economici riporta altri requisiti per coloro che decidono di fornire il manuale d’istruzioni in forma digitale:

a) Deve essere scritto sul prodotto o sul suo imballo la modalità di accesso al manuale d’istruzioni;

b) Il manuale d’istruzioni deve essere conservato in modo che sia comunque sempre scaricabile e stampabile, anche in caso di avaria della macchina;

c) il manuale d’istruzioni deve essere sempre accessibile all’operatore per tutta la durata di vita utile della macchina, e sempre per almeno 10 anni dopo l’immissione sul mercato dell’ultimo prodotto a cui è riferito;

d) deve essere sempre fornito gratuitamente dal fabbricante in caso di richiesta esplicita del cliente durante la fase di vendita;

e) se il prodotto è destinato ad operatori non professionali, deve essere sempre fornita in versione cartacea la parte del manuale d’istruzioni relativa alla sicurezza.

La soluzione che noi di WAVES ENGINEERING riteniamo più efficiente per essere conformi alle richieste del nuovo Regolamento macchine è la stampa di un QR code sulla targhetta di marcatura CE della macchina.

Il manuale d’istruzioni può essere caricato su un server sempre accessibile è utile che non sia solo all’interno del software della macchina; si dovrebbe fare in modo che l’accesso al manuale non sia vincolato al funzionamento di un dispositivo come ad esempio tablet o e-reader.

Il manuale d’istruzioni deve essere caricato all’interno di server controllati dal fabbricante e conservato per tutta la vita utile della macchina.

Qualora la macchina sia utilizzata da operatori non-professionali, o sia ragionevolmente prevedibile l’utilizzo da  parte di personale non professionale, deve sempre essere fornita in formato cartaceo almeno la parte relativa alla sicurezza del prodotto.

Il manuale d’istruzioni deve essere fornito in una lingua che sia facilmente comprensibile dall’utilizzatore; tale lingua deve essere definita dallo stato membro nel quale la macchina viene venduta.

Come scrivere il manuale d’istruzioni

Il linguaggio utilizzato all’interno del manuale d’istruzioni deve essere chiaro, comprensibile, tutte le informazioni devono essere riconoscibili e leggibili.

E’ molto utile leggere ed applicare la norma armonizzata EN ISO 20607:2019 che ci garantisce la presunzione di conformità al requisito 1.7.4.2 che riguarda i contenuti del manuale d’istruzioni sia dell’attuale Direttiva macchine che del nuovo Regolamento macchine.

Per informazioni ulteriori su come scrivere il manuale d’istruzioni e per consigli su come applicare la norma ed essere conformi alla Direttiva macchine ed al Nuovo Regolamento contattaci!.

I contenuti del manuale d’istruzioni nel nuovo Regolamento macchine

Il nuovo Regolamento macchine elenca al requisito 1.7.4.2 i contenuti minimi del manuale d’istruzioni di una macchina.  Di  seguito vedremo tutti i punti.

a) I dati del fabbricante, ragione sociale, indirizzo completo e dati relativi al suo legale rappresentante;

b) La designazione della macchina, e i dati principali. E’ concesso che non sia riportato il numero seriale del prodotto se il manuale si riferisce da un modello o ad una famiglia di macchine.

c) La dichiarazione UE di conformità originale, o un indirizzo link o QR code tramite cui si possa accedere alla dichiarazione UE di conformità. A differenza dell’attuale Direttiva Macchine non è più concesso l’inserimento di una copia del documento ma deve essere sempre accessibile la dichiarazione originale del prodotto;

d) La descrizione generale della macchina;

e) I disegni, gli schemi relativi all’uso, alla manutenzione e alla riparazione della macchina nonché le descrizioni necessarie per comprenderli;

f) La descrizione del posto operatore;

g) La descrizione dell’uso previsto;

h) La descrizione degli usi scorretti derivante dall’esperienza del fabbricante;

i) Tutte le istruzioni per l’assemblaggio, la protezione con ripari, l’installazione e la connessione della macchina alle fonti di energia, nonché i disegni e gli schemi necessari per permettere all’operatore di eseguire in sicurezza queste operazioni.

j) Le istruzioni necessarie per l’installazione e l’assemblaggio della macchina al fine di ridurre i livelli di rumore e vibrazione;

k) Le istruzioni per la messa in servizio, l’uso della macchina e per la formazione degli operatori;

l) Le informazioni riguardo alle sicurezze intrinseche della macchina, alle misure di sicurezza adottate e alle misure complementari richieste (ad esempio DPI o procedure di sicurezza specifiche). Quando presenti, devono essere descritti in maniera dettagliata tutti i rischi residui della macchina;

m) Devono essere descritte tutte le misure di sicurezza che l’operatore deve adottare, nonché i dispositivi di protezione individuale necessari;

n) Devono essere riportare le caratteristiche degli utensili che possono essere montati sulla macchina;

o) E’ necessario descrivere le condizioni che garantiscono la stabilità della macchina in tutte le fasi di vita: trasporto, installazione, funzionamento, manutenzione, smontaggio, considerando anche i casi prevedibili di avaria;

p) Devono essere indicate le istruzioni per condurre in modo sicuro le operazioni di sollevamento e trasporto della machina come, ad esempio, il peso e il posizionamento dei punti di sollevamento della macchina e dei componenti che devono essere trasportati in modo indipendente;

q) La descrizione dei metodi di ripristino della macchina in caso di blocco o avaria e le istruzioni per condurre queste operazioni in modo sicuro;

r) Devono essere descritte tutte le operazioni necessarie al fine di mantenere la macchina in condizioni ottimali, descrivendo le operazioni e le loro frequenze;

s) Istruzioni per svolgere in modo sicuro le operazioni di manutenzione;

t) Le specifiche dei componenti e delle parti di ricambio.

u) Devono essere dichiarati i livelli di emissione acustica della macchina, per essere conformi a questo punto si rimanda all’articolo dedicato all’emissione acustica delle macchine;

ua) Devono essere fornite le istruzioni necessarie per il soccorso delle persone;

v) Quando le macchine presentano un pericolo legato alle emissioni di radiazioni non-ionizzanti, in particolare nei confronti di persone portatrici di dispositivi medici impiantabili sia attivi che non attivi, è necessario fornire tutte le informazioni necessarie;

w) Quando la macchina presenta pericoli legati all’emissione di sostanze pericolose, devono essere fornite le istruzioni per la raccolta, la filtrazione e lo scarico di tali sostanze.

Se i dispositivi di scarico non sono forniti insieme alla macchina, è necessario che vengano indicati anche il flusso di scarico di tali sostanze, la concentrazione di sostanze pericolose e le caratteristiche del sistema di filtrazione nonché le modalità per mantenere il sistema di filtrazione efficiente nel tempo.

Altri punti fondamentali per il manuale d’istruzioni

Nella parte 1 dei requisiti vengono forniti i punti generali che tutti i manuali d’istruzioni delle macchine devono rispettare. Nelle  parti specifiche relative a categorie particolari di macchine (es. parte 2 per le macchine alimentari e farmaceutiche) vengono forniti invece i  requisiti ulteriori che è necessario seguire.

Se si applica una norma armonizzata, è sempre obbligatorio verificare i requisiti aggiuntivi che quest’ultima richiede per il manuale d’istruzioni secondo il nuovo Regolamento macchine.

Conclusioni

Il nuovo Regolamento macchine introduce molte novità per il manuale d’istruzioni dei nostri prodotti. Il Regolamento entrerà in vigore il 20.01.2027, per quella data dovremo essere pronti ed aggiornati.

E’ bene quindi cominciare fin da ora e capire quali sono le modalità di presentazione che vogliamo adottare e quali sono i contenuti che dobbiamo aggiungere.