Come scrivere correttamente il manuale d'istruzioni di una macchina
✓ Le regole fondamentali
✓ La forma del manuale d’istruzioni
✓ Le novità del nuovo regolamento macchine
Introduzione
Un manuale d’istruzioni ben redatto è fondamentale per garantire un corretto utilizzo e sicurezza di una macchina; il manuale d’istruzioni di una macchina rappresenta infatti spesso il punto di contatto fondamentale tra il fabbricante e l’utilizzatore finale.
Nella nostra guida, esploreremo le regole fondamentali per scrivere un manuale d’istruzioni che sia chiaro, completo e in conformità con tutti i requisiti per le macchine e gli impianti industriali.
2 – Le regole fondamentali per scrivere correttamente il manuale d’istruzioni di una macchina
2.1 – I contenuti del manuale
Il manuale d’istruzioni di una macchina ha diversi scopi fondamentali, tutti finalizzati a garantire un utilizzo corretto, sicuro ed efficiente della macchina o dell’impianto industriale. Di seguito i principali obiettivi di un manuale d’istruzioni di una macchina:
- Guida all’Utilizzo: Fornisce istruzioni dettagliate su come utilizzare correttamente la macchina. Questo include passaggi specifici per l’avvio, l’operatività normale, le procedure di spegnimento e altre operazioni di base.
- Sicurezza: Informa gli utenti sugli aspetti relativi alla sicurezza durante l’utilizzo della macchina. Questo può includere avvertenze su potenziali rischi, istruzioni su come evitare lesioni o danni, e procedure da seguire in caso di emergenza. Nel manuale d’istruzioni di una macchina sono comprese tutte le informazioni derivanti dall’analisi dei rischi.
- Manutenzione: Fornisce indicazioni sulla manutenzione regolare della macchina. Ciò include le operazioni di pulizia, lubrificazione, ispezione e, se del caso, la sostituzione di parti soggette a usura.
- Risoluzione dei Problemi: Offre una guida per identificare e risolvere eventuali problemi che potrebbero verificarsi durante l’uso della macchina. Questo può includere un elenco di messaggi di errore comuni e le relative soluzioni.
Il contenuto di questo fondamentale documento deve rispettare dei requisiti minimi che sono imposti dalla Direttiva Macchine (2006/42/CE), tali requisiti sono raccolti al punto 1.7.4.2 dell’Allegato I. Di seguito l’elenco completo:
- Dati del Produttore: Indirizzo completo del fabbricante e del suo mandatario.
- Identificazione della Macchina: Designazione della macchina, escluso il numero di serie.
- Conformità CE: Dichiarazione di conformità CE o copia di quest’ultima.
- Descrizione Generale: Descrizione complessiva della macchina.
- Documentazione e Istruzioni: Documenti necessari per l’uso, manutenzione e riparazione. Istruzioni sui posti di lavoro e sull’uso previsto della macchina.
- Avvertenze e Rischi residui: Avvertenze sull’utilizzo improprio basate sull’esperienza e sull’analisi dei rischi.
- Installazione e Montaggio: Istruzioni per il montaggio, l’installazione e il collegamento.
- Rumore e Vibrazioni: Indicazioni per ridurre rumore e vibrazioni. Informazioni sull’emissione acustica della macchina.
- Sicurezza e Manutenzione: Istruzioni per l’uso sicuro e la formazione degli operatori. Informazioni sui rischi residui e misure di protezione.
- Trasporto, installazione, regolazioni e Manutenzione: Informazioni procedurali e di sicurezza che riguardano le fasi di di trasporto, installazione, regolazione e manutenzione da effettuare.
- Ricambi e Emissioni: Specifiche dei pezzi di ricambio. Informazioni sull’emissione di rumore e indicazioni relative alle radiazioni non ionizzanti.
L’elenco sopra riportato costituisce il contenuto minimo del manuale d’istruzioni di una macchina, dall’analisi dei rischi o da buone pratiche di fabbricazione possono essere integrate tutte le parti necessarie secondo l’esperienza del fabbricante.
2.2 – La forma del manuale di una macchina
Se la Direttiva ci fornisce un quadro completo in merito ai contenuti del manuale d’istruzioni di una macchina (cosa scrivere) esistono norme tecniche che specificano la forma che devono avere le informazioni all’interno del manuale (come scrivere).
Le norme a supporto della scrittura del manuale d’istruzioni di una macchina sono diverse, le più importanti sono la EN ISO 12100:2010 e la EN ISO 20607:2019, entrambe armonizzate alla Direttiva Macchine (qui un articolo per capire cos’è una norma armonizzata).
Lo scopo delle norme tecniche che regolano la forma del manuale d’istruzioni è quello di consentire al fabbricante di realizzare un documento che sia più facilmente comprensibile e chiaro per l’operatore che lo dovrà leggere nell’ottica di ottimizzare “l’ergonomia cognitiva” del documento.
In particolare la norma EN ISO 20607:2019 è una norma scritta appositamente per i redattori di manuali e copre tutte le richieste del requisito 1.7.4.2 (eccetto la lettera “u” per la quale abbiamo scritto un articolo dedicato).
EN ISO 20607:2019 – Safety of machinery – Instruction handbook – General drafting principles
Il suo obiettivo principale è fornire linee guida essenziali per la stesura di manuali d’istruzioni, mirando a migliorare la chiarezza e l’efficacia delle informazioni destinate agli utenti. Questo standard stabilisce principi chiave riguardanti la struttura e la presentazione di istruzioni di sicurezza, offrendo indicazioni su come organizzare il contenuto in modo logico e sull’uso di un linguaggio chiaro e accessibile.
I punti fondamentali di questa norma sono:
- Come devono essere strutturati i contenuti del manuale;
- Come devono essere presentate le informazioni;
- Come devono essere presentati i rischi residui e le informazioni di sicurezza.
L’adesione a questa norma non solo promuove la sicurezza pet l’uso, la manutenzione e l’installazione della macchina, ma serve per la gestione e l’informazione riguardo i rischi residui che possono presentarsi durante tutte le fasi di vita della macchina o dell’impianto.
L’applicazione della norma armonizzata EN ISO 20607:2019 agevola il fabbricante nell’ottenere la conformità alla Direttiva Macchine; tenere quindi conto dei suoi principi nella redazione dei manuali contribuirà a garantire un utilizzo sicuro ed efficiente delle macchine.
2.3 – Il formato del manuale
Il manuale d’istruzioni delle macchine deve essere sempre disponibile per l’operatore in caso di bisogno, per questa ragione, anche se non è esplicitata la forma di fornitura nell’attuale Direttiva Macchine 2006/42/CE, almeno le parti che riguardano la sicurezza della macchina devono essere fornite su supporto cartaceo; in questo modo la consultazione delle informazioni è indipendente da una connessione internet, dal funzionamento di un dispositivo elettronico o della macchina.
3 – Le novità del nuovo Regolamento (UE) 2023/1230
Per una trattazione completa delle novità che riguardano il manuale di una macchina nel nuovo Regolamento (UE) 2023/1230, si rimanda all’articolo dedicato.
Il nuovo Regolamento (UE) 2023/1230 introduce importanti novità riguardo al manuale d’istruzioni di una macchina, in particolare, attraverso la digitalizzazione completa della documentazione a corredo di una macchina, consente al fabbricante di fornire il manuale d’istruzioni in formato digitale.
Deve però sempre essere fornita la copia cartacea al Cliente che ne faccia espressa richiesta, senza prevedere costi aggiuntivi.
D’altra parte, se la macchina è progettata per un utilizzo con pubblico non professionale deve essere sempre fornita la copia cartacea della parte riguardante la sicurezza.
Infine, nell’Allegato XI viene definito il contenuto minimo delle istruzioni di assemblaggio delle quasi-macchine.
Conclusioni
Il manuale d’istruzioni di una macchina è un documento fondamentale che deve essere redatto tenendo conto di tutte le regole presentate in questo articolo: i contenuti, la forma ed il formato.
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